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家书之一 写出漂亮的商业书面材料（第1页）

家书之一：写出漂亮的商业书面材料

亲爱的朋友：

如何写出漂亮的商业书面材料？有以下三个步骤：列提纲、正式写作和修改编辑。所有的商业书面材料的写作，不管它是备忘录、信函还是报告材料，只有掌握住了这三个环节，才能写出漂亮的书面材料。

如何列提纲：

这是一个需要花费很长时间的准备阶段，尤其是在繁冗复杂的长篇报告中。重视这一阶段会使写作变得更容易，要点明确。这是提高你所写的材料的质量的关键。好的开始是成功的一半，这一阶段包括确立目标、分析读者、收集信息并列出大纲。

①确立目标。如果你是一个一个建筑师，则提纲就是一张建筑蓝图；如果你是一个旅行者，那么提纲就是一张地图。提纲是用来指导自己的写做行动的，是写作者须在写作前制订出一个计划。提纲确定另外写作目的。它能是使文章条理清楚、结构完整的关键。这份书面材料将包含所有提纲错列的要点。清楚了写作目的，无论是写写备忘录、信函、短篇报告，还是长篇报告，都是无所不能的。

要决定你所写材料的宗旨，须先分析一下你打算要说的主要想法，然后再决定你所写材料的宗旨；如果你事先没能确定材料的宗旨，你写起来便会跑题的可能性就会增加，你的材料便会使读者感到无头绪。在提纲中，你必须尽可能详细专门地列出宗旨，并且在写作和修改的时候要常回顾。需要注意的是宗旨不要太普通，否则就不能给读者加以指导了。例如：你写信给一位顾客说“要调查这个有关服务的抱怨”，这不是宗旨，因为这其中没有信息，没有态度，这封信也很难得到结果。真正具体专门的宗旨须是：“以一种正确的方式解释一下公司的服务政策，以便留住这位顾客。”

②分析读者。什么样的材料才能符合读者的需要？列提纲时认真分析读者是必要的。如果你是一个管理者，那么你的这分材料是给谁读？上司或员工？公司的朋友还是竞争对手？材料详细与否？读者能否通过材料领会到你或者你的公司的意图？他们在读完材料后会有什么反应？灵位，写提纲时还要考虑到一些具体问题和宗旨，如有关读者的分析提问。了解了读者，你就会知道该选择什么样的信息来吸引他们的眼光，如何运用协作手法组织语言。分析读者这个步骤和确立宗旨的步骤同时进行。正如写给解雇者本人的解雇信和写给人事部门的领导的宗旨是大大不同的。

③收集信息。不同的信息量取决与不同的所写材料的类型。如只是主持一个会议的备忘录，便只需较少量的信息；如是一份有关销售量或少数民族征聘的正式报告，就需有充分的信息量。

把握信息的准确性。无论写什么材料，备忘录或是详细报告，都要检查信息的准确性然后才能把它写进材料。可能你只需几分钟便有了所有有关信息，但你仍得完成列提纲这一步骤。例如：要写份主持会议的备忘录，你需要的是有关会议日期、时间、地点和会议目的的准确信息。

写报告前收集信息可能会用去你不少的时间，有时候需要从图书馆查找有关出版物，从公司记录中查找有关数据，或从专业协会获取有关专业信息，你还可能需要通过委托人搞市场调查、与雇员或顾客交谈，或散发问题调查表。总之，根据所写报告的目的和涉及范围，在动笔前，你可能得进行一次综合性的调查研究。

在有关收集信息这一点，还须注意——停止收集信息，动笔开始写作的时间确定在什么时候。有效率的写作者清楚其收集的信息是否完备而及时，他们不会使自己为求得全部信息而陷于无休止的收集的陷阱之中。有些写作者会把收集信息当作不动笔的借口。因为须收集更多的信息，你便很容易地拖延写作开始时间。如果你并不急于要完成这份报告，自己给自己确定——个实际的信息收集截止期，在适当的时候便结束信息材料的收集。这一点很重要。

④列出大纲。对写—封信来说，按顺序列出要点便足够了，但如是写一份正式报告，我们在写作、重新安排材料、列大纲上就须花相当量的时间以获得最佳材料组织效果。要明确怎样列才最有利于显示信息的内容性质、材料的目的及符合读者的需要。大纲的长短也是因所写材料形式而各异的。

例如，老板要我写一份有关增加雇员福利费用的报告，这份报告涉及企业每年的福利模式。我就可以以每年数据为顺序提供信息。我可将材料按医疗费、牙医费、儿童医疗费、保险及假期等类别来分别陈述。最好以突出重点的方式来陈述某些信息显示某类福利开支比其他类花费更大。

构思的另一些常见方法是以地点、数量、问题解决方式或作比较为线索是构思的另一些常见方法。就以地点为例，去谈一个非盈利公司有关募集资金的地点，则可分为公司涉及的东部地区、中西部地区、南部地区及西部地区为线索等；如果是按工作实绩来分，例如一份一所医院评估其质量管理项目的成功与否的报告，则可按不同部门，如医药、护理、餐饮、卫生、房屋维修、安全保卫及行政管理等的工作实绩来列出。

但是不管如何构思，都须懂得如何处理信息材料，说明每一个主要观点时都须运用相当量的信息在，这是必然的。作者常常会自创一种太粗略或太详细的大纲格式，这也是不好的，要避免这一点的一个较好的方法是使大纲中的所有句子的字数比报告中句子的字数少三分之二以上。这一点也需要注意。

{2）正式写作

①让你的材料引人注目。企业总经理和总裁常会收阅大量书面材料，他们总是详细阅读其中的一部分，粗看另一部分，其余的只是匆匆瞥一眼而已。这意味着你的报告，如想要与公司中别的报告竞争，必须能抓住阅读者的注意力。写出引起注意的材料须注意以下几点。

首先，报告的形式和外表须能给人一个总体印象。如果阅读者对材料有了一个较好的第一印象，他们就有可能读下去。。纸张的质量、书写的整齐漂亮程度、空白处留得大与小、表格插图的视觉效果都能决定读者印象的好坏。这一印象并非来自材料说了什么，而是来自它是被怎样包装的。现在流行的计算机平面设计软件使经理们能很容易地制作出视觉漂亮的材料。一封字体拥挤、边白狭窄、分段很少的长信很难使人感到亲切。没有大标题、概述或看起来很专业化的报告也会让人不耐烦细看。写内部备忘录和电子函件时，对这些简洁、非正式性信件材料尤其须格外仔细。一份不能引起视觉好感的松松垮垮的备忘录和一份满是错字的电子函件是不会被人认真对待的。

其次，要有个鲜明又有感染力的开头。开头几句最好能开门见山地表明所写材料的目的，使阅读者在开头几分钟浏览材料后，便可知道这份材料是否与自己相关。如果开头几句意思混淆、模糊、拖沓、使人感到不舒服，阅读者就会把材料扔到一边。材料的开头应促使他们继续看下去。

最后，使材料容易读懂，不能让阅读者艰难地理解你材料中的信息。当然，要做到易于阅读，很大程度上需依赖于写作的水平。但仍有方法可使你写的东西容易让人阅读。如是备忘录，你可以以提纲形式把信息逐条列出，然后将每条开头用符号标出以突出信息。如是一份报告，则须列出大纲或概要简述以突出主要观点。

②使你写出的材料有可读性。使你所写的材料有可读性的一个主要技巧是写得”简洁”。以读者熟悉的词组成的简洁的句子常比用难认的词组成的复杂句子更可读。在商业文件写作中句子应该追求简短有力，通常十几个单词左右的句子便足够了，当然这并不是说所有句子都应该少于十几个单词，偶尔一个长句会使人有变化感，也可增加材料的可读性。但是，如果一篇材料只包含带复句的长句，意思参杂，这对读者，甚至是最有水平的读者也会是乏味的。如果你在写作时想要加进长句，那么请设法把每个长句分成二句来写，这样过一段时间后，短句便会自然地涌到你的笔尖了。另一个使文章简洁的方法是选用简明的单词。在对话中，许多人会选用简单、人们熟悉的语词，然而在写作时，出于某种原因，作者常会采用一些生涩的单词。如果我们在写作时采用与说话时相同的词句，材料便会显得简洁清晰。

写可读性强的材料还有好多方法，问题的关键在于读者的性质。例如一份用了特殊术语的高科技报告，可能对那一专业的专家是可读的，对外行人就不行了；大学生觉得可读的材料对尚未完成高中学业的人来说就不一定可读了。所以，作者必须使自己写的东西适合阅读者的身份、教育水平、经验和知识结构。当读者水平参差不齐时，写的东西最好考虑最低水平的读者。

（3）编辑修改。

写作的最后步骤是编辑修改。无论什么情形之下，作者都不该认为一篇所写材料的第一遍草稿该是最后定稿。就是有经验的商业材料作者，也无法——次性便写成完美无缺的信函和报告的定稿。所有作者写东西都得经过编辑和修改。修改的次数会随作者写作技巧的熟练程度及所写材料的重要性及性质的不同而不同，一封短信可能只需改写一次便成功了，但写一份正式的报告至少得经过5—6遍的改写修正方可趋于完善。

编辑修改的技巧须经练习才能提高，要有很大的努力，现在我来讲讲修改材料的几条建议。修改前将材料搁置一些时候。如果你对所写材料非常熟悉，便不大可能发现其中的错误或注意到不清晰的信息。冷静地读一遍材料会使你能从读者的角度出发来看待它。在修改的时候，别太专注于所写的材料。有些作者不会修改自己的文章，也接受不了别人的修改意见，原因是，他们完全把自我融进了写作，所以觉得有必要保护自己的每一个观点、句子或用词；或者他们在阅读时以雄论滔滔的样子欣赏自己的文章。编辑加工却是意味着带着要修正内容、改进结构、风格和文章外观的目的将文章修改。通常这个过程要持续四次。修正内容意味着检查一下信息，看看它们是否正确、完全、可被理解；改进结构意味着查看一下是否自己所安排的信息顺序能说明问题，是否观点论述得具有逻辑性，看看是否信息排列得散漫无序，是否读者能概括出这些信息；修正风格则是加强文章的町读性。最后须检查一下文章的实际外观，看看有无拼写、标点或打印方面的错误。只有当所有这些方面都经过检查和修正了，文章已达到能达到的最佳状态了，才能将它送给阅读者。此外，还特别要注意的一点是：在有必要时才写书面材料。

一个成功企业管理者