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电子传输指导的二条戒律（第1页）

电子传输指导的二条戒律

将来的办公室就在这儿，人都去哪了？

当提高了的科技加速商业部门的步伐时，许多经理发现管理和与地处偏僻的员工沟通已经完全不同于把人们召集到房间里谈话、讨论并得出结论。

移动的经理现在有能力与任何地方的同事和顾客保持联系，他们拥有手机、呼机、有智能的软件以及配套的传真、手提电脑等，电脑还可以与声音、电子邮件、扫描仪、复印机、打印机以及多种可以想象的数据库相连——这一切均与无处不再的通讯网络系统有关。所以，他们可以在汽车上、飞机上、旅馆中甚至在后院休息时经营他们的公司。

戒律1

不能发现并适应变化；在新的更聪明的工作地点对通讯的细微差别不敏感。

如何避免

公司发现，工作地点变化如此之快。同时他们还发现，理解变化并对变化做出反应和适应的能力已经成为管理中的最重要的挑战之一。

现在执行者和员工在新的工作环境中比以前更多。说我在工作，他们指的是他们在干什么而不是他们在那儿。此结果意味着更好的工作效果，更愉快的工作者和更低的成本。

忙于日常会议的执行者和管理助理将必须学会如何在没有面对面的相互工作、无支持的员工、并与其他管理人员相隔离地条件下有效的工作。下面是一些他们必须应付的一些变化：

办公室生活的各方面的一体化。

一切均微型化，并可随身携带，从电脑到复印机。微型处理过程的发展现在可以使你将办公室装在钱包中带到任何地点，比如：一台带电池的附有调制解调器的笔记本电脑可以代替便携式电脑，并可以将声音、数据、图象、电视的数字化数据从任何地方接受、传送给任何人。

当现近的办公室科技使工作者能够在办公室外完成工作时，办公室内的生活变了，例如：不同地点的员工能够同时工作于同一文件，看到文件的变化，并通过声音交流。通过可视电话展开电话会议也成为可能。当电视通讯进入办公室后，笔记本电脑可以在几秒钟之内与办公室系统连接，使复制盘和其他的传送文件没有必要。工作者在办公室内也同样可以移动，工作空间变得无界限，员工可以从一个工作地点到达另一地点，他们所需的信息首先在一个计算机数据库中，他们可以从任何一工作地点或电话中进入。

顾客可以通过新途径与新办公室相互联系，相互作用的声音反馈系统使商业部门能够接受并发出更新的信息，却节省了人力，商业部门可以开展一项顾客满意调查，比如，通过顾客打免费电话的方法，顾客通过用电话键盘回答某些设置好的问题，这些问题被连续地处理，给管理部门提供了即使的顾客喜欢、不喜欢的信息和趋势。同样的技术也可应用于传真需求系统，可以使销售人员在路边和顾客的办公室里给总部打电话，他们可以用电话键盘从公司数据库中找出某一特定的产品数据表，并自动传真给顾客，电话已成为帮助加强公司和顾客之间的关系的不可缺少的工具。来电者身份的应用允许售后服务或销售代表们在接电话之前就在电脑的显示器上有顾客的文件、桌面屏幕或可视电话把声音和图象联系起来，使通电双方能看到对方，传送银行现金、定购旅游、收发E-mail、以及得到指导帮助。

在这种有效的办公室中，用语言可以代替键盘操作控制。为了传送一个电话，就可以告诉计算机“把电话传递给……”或“把这封信传给……”或“给我读为的声音邮件”。

在这种高效的办公室中，公司可以自动订货、付款，无需填写邮件的购物订单和发票、超市，可以用一种不断补充系统，该系统把零售商、批发商和市场工作联系在一起，并用教书匠产生的信息记录产品运动，预测有货物的需求，便立刻定款，该程序代替了传统的补充过程，通过及时、准确的、非文书型的文件可以使产品运作顺利、连续并与消费情况相符。关键是所有的要求所有的参与供货关键的参与者必须成为熟悉的伙伴。他们愿意在一起工作，通过沟通，分享信息，彼此信任。当他们这样做时，效果十分显著。一份由美国杂货制造商和食品市场中心指出，通过连续补充程序，零售仓库有货可以减小10％到60％，减少了零售商必须修建的仓库的压力，该程序在提高存货周转的同时减少了管理的价格，这就意味着为顾客提供了更低的价格，更新鲜的产品。他还可以把许多商店数量小的订货并成大的，价格会权标的货物，这些价格节省可以传递到顾客。

鼠标和键盘使数据通过钢笔、手指、扫描仪输入成为可能，复印机现在可以传递并传真文件。

有声音和可视功能的电脑允许在转播节目同时准备文件，人工智能，例如光学人物识别系统，语言识别系统和声音识别系统以大大提高了精度，允许使用者用简单的声音命令掌握用途，允许读者可以把评论插入文件中，不是把他们大出来，在此栏加一点注释，而是把评论记录在文件内。“讲授和报告在软盘上而不是在硬件输出设备上传播，接收者可以回顾报告，并用桌面上有颜色的图画，图标和照片来进一步修改它。

戒律2

认为生产力会因为高科技而高涨；为了使新员工适应新环境，没有做阶段性调整；对于运用新技术来管理员工关注过多，却忽视了用它来扩大自己的新知识

如何避免

最重要的必须学会应付的变化是工作管理的变化，经理们必须学会如何更加注意员工们做出了什么，何时何地做的不重要。他们还必须知道当新程序和新技术不断地使维持的专业水平变得容易得到。有一些员工运用程序和技术，看还有员工不需要用它，而有的员工需要你给他们更多的工作装备。换句话说，不要想因为你有现近的工作装备就会提高生产力。

这里有三种方法：

将公司的前景目标与现有的科技联系起来，考虑产品的提高、效率、沟通上加强，员工与顾客之间的关系，服务，市场，宣传，当然还有利润。

将科技开口运作的变化与整个合作对象联系起来。

促动你的员工，在员工自我管理的年代，管理者需要员工们接受变化并被发生的变化激励。这就需要规劝和对将来结果有激发兴趣的图画。

授权，随着工作地点的变化，管理者和监督的本质也会发生变化。现在管理者所依靠的员工与以前的员工大相径庭了。除了文化和生理的差别，员工们培训后必须能从事重要性质的工作，他们必须做出更多的决定，工作的方向减小了。所以，管理者必须给员工们更多的权利来做出决定。工作也必须重新设置，这样人们才能锻炼他们的技巧。

通过顾客的反馈信息、采取相应措施。