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第八章 保持工作效率（第3页）

培养高效时间观念

从经济学的角度来看，时间是人拥有的资源之一；从哲学的角度来看，时间和空间分别是物质的广延性和持续性的反应。时间是构成生命的材料，生命是用有限的时间累积起来的，这是时间的“有限性”。时间既不能创造，也不能返还；既不能储存，也不能叠加使用。时间公平地给人们以每天24小时，但是善用则多，妄用则少。对于珍惜它的人，一分钟劳动就有一分钟成果，有了变宏图为现实的桥梁，有了变理想为成功的通途；对于不爱惜它的人，所得到的报酬则很少，甚至是零，有时还是负数。

爱因斯坦病重时，感觉自己将不久于人世，一位老朋友问他想要什么，他说：“我只希望还有若干小时的时间，让我能够把一些稿子整理好。”在去世的前几天，他还在改写一篇论文。翻开爱因斯坦的传记，你会看到他在学校刻苦求知，“把其他的一切统统抛掉”；会看到他在专利局当小职员时，挤出与别人聊天的时间钻研相对论；会看到他在花甲之年，拒绝了几位同事去看戏邀请而珍惜每“一个钟头”。至于他在日常生活中表现出的惜时如金的事例，更是不胜枚举。纵览古今东西，凡有所作为者，都有极强的时间观念。

正确的时间观念是什么？

首先，要追求成果目标。有人每天都早起运动，但年复一年仍大腹便便；有人每天都学习外文，但久久仍派不上用场。这些都是只知耕耘不管收获的结果。这样只是埋头苦干而不计成果，对工作与个人就只有苦劳而没有功劳了，实质是浪费了时间。

其次，要注重效益。一天拜访20个客户，看似颇有效率，但如果没有一纸订单，其效益还不如针对5个客户做充分准备。欲速则不达，是仓促行动而省略规划的结果。

第三，要加强计划性，劳逸结合。休闲的时间与休闲的项目是计划中不可缺少的部分。一年的周末与假日合计有上百日的空档，匀出三分之一来做计划性的休闲活动，也够旅游、看电影、养鸟种花了。忙里偷闲往往是工作分配不当挤压出来的本能反应，其结果不是“忙里偷懒”，就是浪费金钱与残害身心。

第四，要循序渐进。不眠不休夜以继日，精神虽然可嘉，但实际上，彻夜未眠、生吞活剥，不仅效果不显且浪费数倍的精力与时间。工作是一点一滴分配在若干时日而渐进完成的，绝不是只凭一口气仓促行事。

最后，要根除浪费时间的习惯。许多人把疏懒、散漫和杂乱归为天性，更将误时误事、不拘小节等言行，美其名为“浑然天成的洒脱”。实际上，这些都是后天养成的习惯。俄罗斯作家丹尼尔·格拉宁说：“失去的时间肯定在什么地方存在着，作为对我们的谴责，作为我们的罪孽而存在着。”对待时间需要根除做事的不良习性，不能以天性为托词。

树立正确的时间观念，是知识爆炸的信息时代对成功者提出的要求。人类前进的步伐有个“加速度”。据统计，20世纪以来，世界上开拓、创造新知识的科研人员的人数，每15年翻一番；近十年的发明创造，比以往2000年的总和还多，研究周期也大大缩短。例如，蒸汽机的推广历时80年，电话历时50年，飞机历时20年，激光只有2年，但造纸术的推广足足花了1000年。人类知识的总和，每7～8年就翻一番。现在出生的人，等他到大学毕业后，世界知识量将增为目前的3倍，到他50岁时新的知识又将增加到20倍。一方面是知识的爆炸，另一方面是知识老化。一个大学生四年毕业参加工作，他在一年级时学习的知识已有50%失效，再过五六年，学校学来的知识就已经基本派不上用场。但是，我们整个社会的时间观念与高度讲究时效的要求还有很大的矛盾。在这个形势面前，为了不被时代抛弃，学习时间运筹方法，树立正确的时间观念，就成了势在必行的事情。

美国行为心理学家吉姆·罗恩研究指出，一般人对时间的运筹管理，大致可分为四种不同的态度。

最消极的是“游**者”心态。“游**者”完全忽视时间这回事。他们选择的生活方式是越没有组织越好，他们让生活漫无目的地飘游。如果他们有工作，通常都为时短暂。因为他们反抗任何组织、任何控制时间的企图。这种“沿着生命的公路流浪”的生活态度，将阻碍一个人获得进步，无法走向更好的生活。

“朝九晚五”的时间管理者占最大多数，对时间的态度比“游**者”好一些。这种人似乎在温和的压力下运作得最好，他们一次只能处理几件事，到了晚上则希望能无牵无挂，好好地与家人相处，但又常常事与愿违。因为，他们认为追求成功就必须付出代价，所以只得在某些方面牺牲。

“工作狂”是一种极端的时间管理者。对这种人而言，工作永远不嫌多。他们可以每天工作12小时以上。不过，工作狂不一定是赚钱最多的人，因为他们往往是喜欢工作更胜于工作的成果。他们马不停蹄，只有在睡意被驱散、享受被拒绝以及众多的任务被完成时，才会感到满足。

“开明的时间管理者”是最理想的一种人。他们把时间分配给生活的每一方面，甚至安排无所事事的时间，容许自己偶尔也作个“游**者”。他们也和“朝九晚五”的人一样，知道限制工作时间，但他会把时间分配给其他有价值的事，例如家庭。他们绝不怕长时间工作，有时候他们也像个工作狂，但只有在必要时才如此。开明的时间管理者讲究使生产力倍增的方法，他注重工作时间的生产力而非投入更多的工作时间。

所以，既不要忽视时间的价值，也不要被时间所奴役，而是要科学地运筹、规划时间。记住，你自己才是生活和时间的主人。

不要让工作中断

石匠是怎么敲开一块大石头的呢？他所拥有的工具只不过是一把小铁锤和一支小凿子，可是大石头却坚硬得很。当他举起锤子重重地敲第一下时，并没有敲下一块碎片，甚至连一丝凿痕都没有。可是他并不在意，继续举起锤子一下又一下地敲，100下、200下，大石头上依然没出现任何裂痕。

石匠还是没有懈怠，继续举起锤子重重地敲下去。路过的人看他如此卖力而不见成效，却继续硬干，不免窃窃私语，甚至有些人还笑他傻。可是石匠并未理会，他知道虽然所做的还没看到成效，不过那并非表示没有进展。他又继续敲下去，不知敲了多少下，终于看到了成效，整块大石头裂成了两半。难道说是他最后那一击，才使得这块石头裂开的吗？当然不是。

这个故事告诉我们的道理就是：坚持不懈地做事情，就像石匠的那把小铁锤，敲碎一切横在我们路途上的石块，我们就一定会成功。

大多数人会有这样一种不良的工作习惯，即实施一个项目，干了一段时间，就会半途搁置，又重新开始另一件事。这样做的主要原因是因为他在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍或者解决问题，而是用逃避的方式去做另一件事。他们只喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。然而，他们最终还是要回到这些项目上，原先所谓的困扰的问题仍然需要解决。

时断时续是造成他工作效率低下的最主要原因。这种不良的工作方式不但会消耗掉大量时间，而且重新工作时，你还需要花时间调整大脑及注意力，才能在曾经停止的地方继续做下去。立刻就能找出中断的地方，马上接上原来的思路的人是不多的。所以我们必须找出方法克服工作中时断时续的低效率现象。

如果你手头的工作需要高度集中精神，你要学会在长达4～6小时的大段时间内工作，这时你最需要的是避免干扰。当你采取一些措施之后，仍然感觉无论怎么样周围都存在着一些干扰，那么你最好在公司以外的地方另找一个工作场所。因为这样可以避免别人打断你的工作，不必把时间耗费在重新集中精神上。

心理学家研究发现，清晨时分人的注意力最容易集中，工作时较少受干扰，而且效率是一天当中最高的。如果你能安排自己在清晨工作，你会发现你那一天干劲特别足，能用于工作的时间好像也延长了。

工作最紧张的时候，最让人心烦的莫过于那些来自各个方面的干扰了。如果你对自己的办公室设计有发言权，你要把它设计成允许来访者进入时他们才能进入的格局。

防止工作时断时续的最佳方法是，在你自己和经常打断你工作的人之间安置一个人。当你有了效率高的“秘书”后，这位“秘书”会控制别人在什么时候来找你，解决那些“干扰源”。

加班不是好习惯

现代社会存在着激烈的竞争，每个人都会感到社会的挤压，并且将企业的、团体所受到的压力转化到了自己的头上。于是我们不得不经常牺牲正常的休息时间来加班。在有些行业、有些企业，超时工作甚至成为一种“文化”。这样短期内会给企业和个人带来经济上的收益，但是长期的危害却是巨大的。

长时间加班或超负荷工作会使人的精力和体力下降、易疲劳，容易引发心脏病、高血压、植物神经紊乱和内分泌失调等病症，人的生物钟规律被打乱后，抵抗力会降低，脑力劳动者的记忆力减退，脑筋运转不灵活，注意力不集中。加班不仅对个人来说具有危害性，对企业来讲也存在安全隐患。长时间的加班会使员工对工作产生厌烦情绪，不仅没有积极性，还会影响工作效率甚至出现安全事故。

加班对女性的危害比男性更大。英国心理学家对193名男性和229名女性的日常工作、生活以及饮食习惯做了跟踪研究。研究发现，长时间的工作压力让女性更容易养成不健康的生活习惯。课题组成员达里尔·科诺表示：“比起她们的男同事，长时间工作的女性会吃更多高脂肪、高糖分的食物，做更少的运动，喝更多的咖啡。如果她们抽烟的话，也会抽得更凶。”而对于男性员工来说，加班对他们在运动、饮食和抽烟等方面造成的负面影响并不明显。专家指出，造成男女在压力面前表现差异的一个主要原因在于，男性不需要像女性那样承担多种工作，比如他们下班回家之后不需要像女性那样操持家务。

很多管理者每天把大量时间放在处理不重要但比较紧急的突发事件上，忙忙碌碌一整天，都在处理突发事件，结果使自己原来计划的重要事没有时间做，只好放在8小时之外完成。体现在管理上，则是领导者事事亲力亲为，没有对下属充分的信任和授权。事必躬亲的结果是自己累得半死，下属则无所事事。这就是管理者承担了原本由员工承担的责任。

如果你发现自己总是在加班，就要找出造成时间、精力不对等分配的原因，是工作方法上的问题，还是任务本身安排不合理。无论是何种原因，我们需要寻找到更好的解决问题的方法，积极寻求改变。依靠身体长期超负荷运行显然不是解决工作问题的办法。

还有的人工作完不成就带回家做，这也是不好的习惯。如果你在公司有忙不完的工作，还得把它带回家做的话，就需要好好考虑一下，让工作占据个人生活的宝贵时间是否值得。同时你也应该自问一下，这样做对你的生活有何影响。

如果你无法在正常的上班时间内完成任务，那么肯定是某一环节出了问题。也许是因为铺天盖地的信件，接连不断的电话，以及其他相对次要的事务掩盖住了真正需要做的工作，使你无法分清轻重缓急。如果事情真是这样的话，应该立刻采取措施，重新分配工作量，减去长达两个小时的工作午餐，或者聘用一位助理，这样你就可以做真正需要自己动手的事情了。

你可能会发现，把没有完成的工作带回家里最终会形成难以改变的坏习惯。最初这样做也许是真的有必要，但一旦事情做完了你却还不能够悬崖勒马，只会不由自主地忙碌下去。到了这一步你就要想一想：这样工作是否真的对你的事业有帮助？是否真的对你的公司有利？你的付出是否得到了应有的回报？这种工作方式能否让你有效地完成任务？你这么卖力地工作到底想证明什么？向谁证明？你想向其证明的那些人是否肯定你的工作成果和巨大付出？他们以后是否会继续肯定你的努力？通过辛苦的工作你的智慧与知识有没有长进？你是否期望从这项工作中获得除金钱奖励之外的好处？把工作带回家做是不是因为你在逃避什么人或什么事？

一两年以后，你再回首往事时，也许会觉得当初这么夜以继日地劳作并不值得，也许会后悔自己那时还不如多花些时间陪伴家人。为什么不去锻炼身体，保持健康？为什么不抽时间为居住的社区或周围环境尽尽力？为什么不训练自己在其他方面的技能，保持一种成就感？为什么不做做自己真正感兴趣的事？

如果你认识到工作并不是你的生活的全部，有意愿改变这个习惯但又不可能完全放弃它，可以在开始改变的一周中尝试一两个晚上不把公务带回家。你也可以安排一些晚间活动，这样时间就不会被工作挤占了。