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第３４章（第5页）

会前做好准备，不开无意义、无目的、议题不明确的“糊涂会”；

联系实际解决问题，不开传统式的“本本会”；

权衡缓急抓住重点，不开“扯皮会”；

发扬民主，集思广益，不开家长式的“包办会”；

讲究实效，不开“一报告、二补充、三强调、四表态、五总结”式的“八股会”；

不开七时开会、八时到、九时报告的“迟到会”；

不开与议题无关人员的“陪坐会”；

不开名为开会，实为游山玩水的“旅游会”。

总之要做到，可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的不坐着开。

３．授权借时法

授权借时，是指领导者根据能量原理，授予下属一定的权力，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动完成任务，从而把自己从事务中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。在授权时，要贯彻以下几项原则：

视能授权原则。切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人”。

用人不疑原则。领导者应做到用人不疑，疑人不用。

例行规范原则。领导工作可分为例行性、规范性的原则工作和例外、非规范性工作，授权处理的主要是面广量大的前者。

逐级授权原则。越级授权，必然会打乱正常的工作秩序，不仅不能节约时间，而且还要为此空耗时间。

４．时间隔离法

这种方法不妨从下面两位人物的做法中得到启发。效率专家杜拉克在《有效的领导者》一书中，曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内，保持的分钟隔离时间。他说：“我严令我的秘书，除美国总统和我的内人之外，无论什么大事，不要把任何电话接给我。……虽然这或许有些冒险，需要勇气，说不定真有天大的等不及的事情。”但这种方法却大大提高了他的时间利用率。

５．限制电话法

掌握用时之道

许多现代经理懂得所有关于时间管理的知识，但是在利用他们的时间方面仍然很麻木。

用时之道，就是认识自己的时间，管理自己的时间，合理使用自己时间的思想、原则方法。尽管现代经理的性格、作风、知识、经验等情况不同，尽管时间具有复杂性、综合性、随机性、多样性等特点，有其自身的客观规律，但只要在实践中注意观察、分析和总结，就可以把握用时之道。

时间管理是一项基础工作。所有的领导者都对金钱、人员和时间３种类型的资源进行管理。三者之中，时间是最难以管理的，因为它匆匆流逝，从不做任何停留。“把时间攒起来”的想法是荒唐可笑的。

时间对每个人而言都是天平，一个公司的总裁并不能获得更多的一份。但是，有些人看起来用他们的定量时间做了比别人更多的事，他们显得更能掌握时间的窍门，这种窍门是我们可以获得的，它可能成为现代经理所能获得的最有价值的资产。

采取有效的策略

下面这些建议将帮助现代领导者“创造奇迹”。

策略一：确定优先性。决定今天要做的最重要的事情，然后着手去做。不要因为在这一天的过程中发生了某些事情，就从自己本来要做的事情中分散精力或转移方向。更重要的是，不要用别人确定的优先性来替代自己的。

策略二：不要拖延。因为不确定性或者因为我们不知道该如何去做，所以我们拖延做某事，但是，延误会扰乱日程，它们不可避免地在下游形成更大的延误和中断。因此在一天刚开始的时候先去解决最困难的事情，把容易的事情留在最后。

策略三：对于一天将发生的事情做好准备。许多问题是可以预期的，预测什么环节发生问题，然后做好准备对付它。

策略四：做今天能做的每件事。如果今天做了某件小事就不会发展成为今后必须进行修缮的工程，那并不意味着在深思熟虑后不能推迟某件不急需做的项目，对于那些放到以后进行的活动要做记录。

策略五：建立一个系统来提醒自己和提醒别人。明白自己有多少时间是浪费在一而再、再而三地索要信息或请别人做某件事上，使自己能够记录下每个未能得到答复的要求。当人们知道你总是在做记录，他们会在你第一次提出时就做出反应。

策略六：作出决策。时间浪费大致总是发生在为等待更多信息而推迟作出决策的时候，但信息永远不会是完全的。决策延误了，行动也会延误。

策略八：清理你的办公桌。如果你的办公桌上堆满了备忘录、电话记录、报告、信件、散页的纸张等，时间就会在你寻找某个需要的东西时浪费掉。

策略九：建立一个好的，但是简单的文件系统。有多少时间被浪费在寻找重要文件的过程中？把文件收好，放在今后容易找到它们的地方。

策略十：不要求完美。“完美就是没有效率”，在一个过程中总是吹毛求疵直到每件事都绝对完美无缺，是对时间巨大的浪费。

策略十一：对错误承担责任并且改正。承认错误要比试图隐瞒它花费少得多的时间。简单的错误不会发展为大的灾难。

策略十二：建立工作进展情况的自动检查系统。有了它你就能够知道每件事在什么时候是按日程并且正确进行。你将在问题还很小，还可以控制的时候及时发现它们并且加以处理。

策略十三：对过去的做法要怀疑。仅仅因为某项任务总是以一个特定的方式去做，并不意味它就必须照着那种方式去做，会有一种更好的方法，实际上，几乎肯定存在一种更好的方法，关键是如何找到它。

有些经理有一种不好习性，即实施项目，干了一段时间，就会半途而废，又重新开始另一件事。他们这样做的原因是在遇到障碍或问题之前努力工作，一旦遇到障碍或问题，不是想办法冲破障碍和解决问题，而是躲开去做另一件事。他们喜欢做简单和熟悉的事情，因为他们害怕失败。

然而，最终他们还得回到这些项目上，但是为了赶上进度不得不花费更多的宝贵时间。而且，原先困扰的问题仍然需要解决。

使时间增效的五个建议