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第３４章（第7页）

随身携带笔记本或卡片

有这样一个有名的故事：一家名叫雷明斯索的大钢铁公司总经理詹姆斯·佩克一次曾付给一位效率专家琼斯·扬１．５万美元。事情的原由是这样的：当时，佩克的事业可说是半途而废，他对此一愁莫展。他请教琼斯·扬，有没有更有效的方法使他能从公司繁杂的业务中解脱出来，有条不紊地完成自己的工作。

琼斯·扬给了他这样一番劝告：“每当你想起一件必须要做的事时，就把它记录下来。这样一来，你就用不着白天黑夜地老去记着它，可以节约你许多时间。然后利用闲暇的时间将其归纳整理，这又节约了你的时间。因为你的工作和应办的事情都被整理得有条有理了。请每天坚持这样做下去。如果你认为这种方法确有价值，不妨让你的下属们也试试看，一直做到你满意为止。最后请你付给我你认为与此价值相应的支票。”

也有的人喜欢用的不是一张一张的卡片，而是订在一起的卡片，不仅如此，他们往往在卡片的分类整理上下工夫。例如，把需要回信的人名记在绿色的卡片上，把需要打电话的人名记在黄色的卡片上，把需要在家里或办公室谈话的人名记在蓝色的卡片上，等等。据说这样一来，保存卡片的工作也就非常简单了。

作为老板随身携带笔记本或卡片可能是你最明智的选择。

妥善处理文件

随着你的业务的不断发展以及公司的不断壮大，需要你处理的文件可能也会越来越多，并堆积如山。那么，怎样才能解决这个难题呢？

要想使你的办公桌上整整齐齐，就不要把书籍文件之类的东西堆放在上面，最重要的是读完之后就收拾好。

首先，你应当对文件预先进行审查，对于不需要一一过目的东西，就可以不管它了。审查完毕之后，为了方便再次仔细阅读，还要把其他文件分类，你可以根据它们的种类把公司内的文件分别标上不同的颜色，这样使用时一目了然；知道该拿哪个。

在每次处理文件的时候，你要用很短的时间迅速地判断出，这个文件是否需要现在立即处理，做到这一点很容易，你只需大概看一下文件的内容和标题就行了。

为了区分文件内容的重要性，需要对文件进行细致的分类：

应立即处理的文件，是指紧急信件，比如：十万火急的订货以及其他必须马上做的事情。

暂放后的文件是指可以在某个特定的时间或日子，将它们归纳起来过过目就行了。

有关新情况的文件包括信件、备忘录和影印件、报告、定期刊物、同行业的报刊等。尽管这些资料很重要，但如果你没有工夫马上阅读时，可以交给秘书去处理，然后让他向你汇报其中的主要内容。

放入“未决定”一栏的文件，是指将它们暂放入档案夹中，在采取适当的措施之前，就一直放在那里。

以后再处理的文件，是指需要进一步努力、以后再接着处理的文件。判断它是否是真正重要的工作，还有待于研究，需要更进一步地深入阅读或分析，以及在注意力等各方面给予较为充分安排的事项。

有的老板因为报告或文件太长而不能马上阅读时，就先把它放在公文包里，在上下班的汽车里读。在公司里可能由于各种干扰，读一份东西要花３０分钟以上的时间，而在汽车里，１０分钟左右就可以读完了。

如果你不得不拖延处理某一份文件时，应预先定下最终完成的期限，在完成期限内无论如何也要处理完毕。这样，不久你就会惊奇地发现，庞大臃肿的文山已经被轻而易举地搬走。第３５章

领导必备商务礼仪知识

礼仪修养，不仅是现代文明人必备的基本素质，而且是社会交往、商务活动和其他各项事业成功的一个重要条件。商务礼仪是我国灿烂文化的组成部分之一。作为一位领导者，要在变化莫测的市场里应付自如，在竞争激烈的经济领域取得成功，就必须深入全面地了解、熟悉和正确使用商务礼仪，以更好地树立和巩固个人与组织的良好形象。

从事商务活动的黄金规则

英国学者大卫·罗宾逊概括出了从事商务活动的黄金规则，具体表述可用“ＩＭＰＡＣＴ＂一词来概括·即：Ｉｙ（正直），Ｍａｎｙ（个性），Ａｐｐｅａｒａｎｓｉｄｅｒａｔｉｏｎ（善解人意）和Ｔａｃｔ（机智）。

正直指通过言行表现出诚实、可靠、值得信赖的品质。当个人或公司被迫或受到**，想要做不够诚实的事时，这就是对正直进行考验的时候。良好的商务举止的一条黄金规则就是：你的正直应是毋庸置疑的——不正直是多少谎言也掩饰不了的。

礼貌指人的举止模式。当与他人进行商务交往时，风度可以向对方表明自己是否可靠，行事是否正确、公正。粗鲁、自私、散漫是不可能让双方的交往继续发展的。

个性是指在商务活动中表现出来的独到之处。例如，你可以对商务活动充满**，但不能感情用事；你可以不恭敬，但不能不忠诚；你可以逗人发笑，但不能轻率轻浮；你可以才华横溢，但不能惹人厌烦。

仪表展现出人的整体外貌特征，要做到衣着整洁得体，举止落落大方，这些都是给商务伙伴保留好印象的至关重要的因素。

善解人意是良好的商务风度中最基本的一条原则。成功的谈判者往往在会面前扮演一下对手的角色。人们如果事先就想像出即将与之打交道的对方可能有的反应，就能更谨慎、更敏锐地与对方打交道。

机智商务活动中必备的素质。商场中每个人都极有可能对某些挑衅立即做出反应，或者利用某些显而易见的优势；如果我们一时冲动，则会悔之不已。不过本条黄金规则更深刻的内涵是：有疑虑时，保持沉默。

商务礼仪能展示企业的文明程度、管理风格和道德水准，塑造出良好的企业形象。良好的企业形象是企业的无形资产，无疑可以为企业带来直接的经济效益。一个人讲究礼仪，就会在众人面前树立良好的个人形象；一个组织的成员讲究礼仪，就会为自己的组织树立良好的形象，赢得公众的赞誉。现代市场竞争除了产品竞争外，更体现在形象竞争。一个具有良好信誉和形象的公司或企业，就容易获得社会各方的信任和支持，就可在激烈的市场竞争中处于不败之地。所以，领导者时刻注重礼仪，既是个人和组织良好素质的体现，也是树立和巩固良好形象的需要。

从某种意义上说，商务礼仪已经成为建立企业文化和现代企业制度的一个重要方面。

１．规范行为

礼仪最基本的功能就是规范各种行为。商务礼仪可强化企业的道德要求，树立企业遵纪守法、遵守社会公德的良好形象。我们知道，道德是精神的东西，只能通过人的言行举止，通过人们处理各种关系所遵循的原则与态度表现出来。商务礼仪使企业的规章制度、规范和道德具体化为一些固定的行为模式，从而对这些规范起到强化作用。企业的各项规章制度既体现了企业的道德观和管理风格，也体现了礼仪的要求，员工在企业制度范围内调整自己的行为，实际上就是在固定的商务礼仪中自觉维护和塑造着企业的良好形象。

２．传递信息、展示价值

良好的礼仪可以更好地向对方展示自己的长处和优势，它往往决定了机会是否降临。比如，在公司，你的服饰适当与否可能就会影响到你的晋升和与同事的关系；带客户出去吃饭时你的举止得体与否也许就决定了交易的成功与否；又或者，在办公室不雅的言行或许就使你失去了一次参加老板家庭宴请的机会……这是因为礼仪是一种信息，通过这个媒介表达出尊敬、友善、真诚的感情。所以在商务活动中，恰当的礼仪可以获得对方的好感、信任，进而推动事业的发展。

３．沟通感情、协调人际

在商务活动中，随着交往的深入，双方可能都会产生一定的情感或情绪，要么吸引，要么排斥。良好的礼仪，容易使人们之间的感情得到沟通，从而建立起良好的人际关系，使商务交往取得成功。反之，如果不注意良好得体的商务礼仪，则很容易产生感情排斥，给对方以不佳印象，造成人际关系紧张，进而影响到商务活动的顺利进行。所以，从某种程度上来说，商务礼仪是商务交往和谐发展的调节器，遵循它有助于加强人们之间的相互尊重及友好合作的新型关系，缓解那些不必要的障碍。

致意的细节

致意是一种常用的礼节，主要是以动作问候朋友，通常用于相识的人之间在各种场合打招呼。

致意的基本规范是：男士应当首先向女士致意；年轻者应当首先向年长者致意；学生应当首先向教师致意；下级应当首先向上级致意。当年轻的女士遇到比自己年岁大得多的男士的时候，应首先向男士致意。

致意包括起立致意、举手致意、点头致意、微笑致意、欠身致意、脱帽致意等。