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第２2章 二十二 掌握公文简报技巧（第1页）

第２2章优秀员工的准则二十二：掌握公文简报技巧

第一节成功简报的综合要素

成功的简报能使读者领会作者的意图，并按照作者所表达的意愿采取行动。一般来说，一份成功的简报需要具备以下几个特点：

准确

清晰

简明扼要

重点突出

准确

准确包含两方面的意义。首先使精确，然后是完整性。

清晰

沟通是一个复杂的过程，误解随时可能发生。保证清晰性的最有效原则就是尽量使用简单的词汇、句子和段落。当然简单的词汇不能脱离具体的语境。特别需要注意的就是术语的使用问题。如果面对的听众是一个非专业领导者，就需要附带足够的解释性词汇以保证自己的意图被充分领会。

保证清晰性的另一个原则是多使用具体生动的词汇。抽象的表述属于学术著作的内容，在一般的工作简报中是需要尽量避免的内容。

同时需要注意的一点是，不要玩文字游戏。制造假象，使用模糊语言，故意遗漏信息甚至发布错误信息，都属于文字游戏的内容。

简明扼要

简洁并不意味着简短高于一切。简明扼要的涵义在于避免使用不必要的词语。

重点突出

重点突出的出发点在于客户满意。做任何一件对外性的事情都必须为他人着想。为方便读者或听众，重点突出是非常重要的。

我们可以看下面的例子：

商务写作行文的基本原则

第一节在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶书关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。

第二节上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

第三节在行文时，公司内部之间对有关问题未经协商一致，不能各自向下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。

第四节“请示”应当一事一议，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。

“报告”中不能夹带请示事项。

……

商务写作行文的基本原则

在行文时，上行文（对总部、政府以及有关部门）、下行文（对地市分公司）、平行文（对公司其他部门或公司外没有隶属关系的单位）的行文关系，要根据隶书关系和职权范围确定。一般情况下，对上级机关不能越级请示和报告。如果因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送上级单位。上行文时，属于公司总部主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。公司内部之间对有关问题未经协商一致，不能各自向下行文，如果擅自行文，上级单位要责令纠正或撤消。“请示”应当一事一议，并只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不能同时抄送下级机关。

……

两部分文章的可读性显而易见。

第二节简报内容与结构

报告的内容确定有三个前提：

报告的目标

报告的读者

报告的环境