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第六章 建立完善的软硬件系统（第3页）

应用POS系统应该考虑阶段性规划，须经准备、导入、发展、测试等阶段，采用爬阶梯式的一层层来，急躁千万不可取，否则内部适应不来，发生消化不良的现象，可就劳神伤财了。

以下介绍POS导入的步骤和方法。

（1）导入货架卡；

（2）导入电子订货系统；

（3）导入电子进货流程。

如何导入货架卡？

显而易见，货架卡就是装设在货架槽上的一张记录卡，它记录了货架上商品的中文名称、商品代号、条形码、售价、最高订量、最低订量、厂商名称等资料。看到货架上的商品，都可以立即得到该商品的信息。

1．货架卡的用途

（1）订货方便。便利店在订货上，现在大多是使用中文订货，即在卖场查看缺货状况，然后将此中文名称抄在纸上，再到后场翻阅商品目录，根据中文名称来比对，查出货号。这种方式有以下缺点。

①抄写的中文过于简单，造成比对错误，订错商品。例：若欲订购杨桃汁375毫升，抄写成杨桃汁，而比对时，订购成杨桃汁250毫升；

②货架空时，不知该订什么商品，于是随便找一样商品订，该商品可能是不好卖的，或是订了重复的商品；

③订货手续太过于繁杂，若是一个新手来订，订100样的商品，说不定要2小时。

使用货架卡，以上的问题即可迎刃而解，直接抄下货架卡上的商品代号，或手持光笔刷条形码，即完成订货手续。

（2）补货方便。当货架空时，可立即根据货架卡来补货，一一对上号，随时保持多样少量的商品结构，不会将排面弄乱，也不致于同样的商品整排都是，造成空间的浪费。

（3）盘点方便。目前便利店24小时营业，已经没有足够的时间及人力来盘点，但盘点又是了解店铺盈亏最重要的工作，店主最关心的问题就是如何缩短盘点的时间。若是使用货架卡盘点，将可节省约三分之一的时间，因为店职员盘点时，不用再去翻阅商品目录查售价，或问资深的店职员这项商品多少钱。

（4）POS上线前的资料搜集卡。若是准备导入POS管理，只要将货架卡的资料键入电脑，即可完成商品主档及厂商主档的建立，不会因为商品结构变化的资料搜集不完全，而产生事后补货的困扰。

2．制作货架卡

目前货架卡的制作有许多方式，有人交给印刷厂制作，再用护贝机做护贝，这种方式一张报价高达7元，人工成本太贵了，主要是打字及护贝就要花很多人工。所以制作时要充分考虑成本的问题，尽量要节省成本，例如护膜设计成抽换式，省去护贝的时间，且可重复使用。或是买空白的货架卡，自己用人工填写，也是节省的方式。

3．货架卡的颜色变换

另外货架卡也可以用颜色变换来管理，一个货架位置，可以放两张货架卡，比如一白一黄叠在一起，白色代表第一品牌，黄色代表第二品牌，白色缺货又订不到时，可改订黄色的，待白色的开始供应时，再调整回白色。

如何导入电子订货系统？

各连锁系统欢迎电子订货系统这种订货方式，不但降低订货成本，而且可缩短从订货到捡货、送货的流程作业的时间，达到物畅其流的地步。

电子订货方式又可分为以下三种。

1．电子订货簿

此种方式是将所有商品的种类登录在电子订货簿上，并把条形码加在每一商品栏后面，订货者只须携带订货簿及手持终端机在现场巡视缺货状况，再从订货簿寻找商品，扫瞄条形码输入订货数量，将此笔订货资料转入到终端机，依此类推，继续订货，完成之后，将手提终端机，直接接上数据机，通过电话线传回总公司。

2．电子订货簿与货架卡并用法

现行最具效益、且可行性最高的方法就是在每一商品的货架位置上装上货架标示卡，订货者只要手持终端机，一边巡货一边订货，订货簿已不需要了，巡完一圈，订货手续即告完成，再直接接上数据机传回总公司。对于那些很难在货架上标示清楚的日用品或不规则形状的商品，便可借助订货簿，来补助订货。

3．低于安全存量订货法

此种方式实施POS的操作流程是：在商品资料档设定一个栏位为安全存量，然后每次进货时，把进货资料输入电脑，销售时在前台收银机扫瞄商品条形码，电脑自动将库存扣减，当库存量低于安全存量时，会自动打印订购单。订货者只要将资料调整一下，即可通过数据机传回总公司。使用此种方式必须保证电脑库存量及实际库存量的正确性，否则打印出来的将是一堆充满错误的废纸。

如何导入电子进货流程？

当有了POS系统，很容易建立商品档案及厂商档案，这时候可以考虑建立进货系统，将商品进货资料输入电脑，不过要考虑的问题如下：目前便利店在导入POS前，店内一些流程尚未标准化、合理化，导致引进POS后，手忙脚乱，无法正确地操作电脑，尤其以进货资料的输入最为头疼。而在每日操作POS电脑软件作业时，进货资料是最花时间且最重要的一环，能很简单正确地将进货资料输入电脑，将是POS成功最重要的关键。

目前国内进货流程一般有如下特点。

1．批发厂商主动提供商品

此种方式是批发商直接送货给便利店，而且便利店照单全收，并且以批发商的进货单据作为付款依据，此种方式属于较没有制度的管理方法，存在以下的问题。

（1）批发商任意塞货。

因为批发商可能会将有些快过期或不好卖的商品，直接塞给便利店，让便利店难于回转，有些品质恶劣的业务员，为了业绩，甚至将过期商品硬塞给便利店。