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第五章 提升执行力（第4页）

要想将问题简单化，首先要从目的性上着手。明确自己想要的，删除无关的，就是一次最大的简单化。能让工作者从一大堆琐碎而无用的事务中解脱出来的唯一途径，就是将问题简单化、清晰化。如果你想成为一名高效员工，那么试着问自己以下这些问题：

1。你的工作目标是什么？

2。这个目标对你的工作会有什么样的影响？

3。这个目标对你的意义是什么？

找到这三个问题确切的答案之后，你就可以开展你的工作了。

在工作时，要时刻谨记简单原则。在写计划、报告或一些方案的时候应尽量简洁。过滤掉没用的消息和邮件，尽量用最简洁的语言表达自己的意思。对于非常熟悉的同事、朋友或者是完全陌生的人的打扰，你有时完全可以置之不理。而对于那些不太熟的人则理应委婉以拒之。节约自己的时间同时也节约对方的时间，在某种程度上这是一种双赢。

“80／20法则”，也就是意大利经济学家维弗雷多·帕累托提出的“重要的少数与琐碎的多数”原则，即在任何特定群体中，重要的因素通常只占少数，而不重要的因素则占多数，因此，只要能控制具有重要性的少数因素即能控制全局。

凯利摩尔涂料公司的创始人之一威廉·摩尔1939年大学毕业时只是个小小的油漆推销员，第一个月的收入只有160美元。他仔细分析了自己的销售状况，做了一个图表，发现80%的收益来源于20%的顾客，但是他却对所有的客户花了同样的时间。于是他把最不活跃的38个客户重新分配给了其他的推销员，而自己就集中精力和时间重点维护10个客户。很快，他的收入就增加到每个月1000美元。

“80／20法则”是我们必须掌握的一项重要的工作方法。这个原理告诉我们一个非常重要的工作道理：避免将时间花在琐碎的多数问题上，因为就算你花了80%的时间，你也只能取得20%的成效。要做到将80%的时间放在20%最重要的事情上，就要求我们合理地划分自己的工作任务等级，并列出清单排好顺序，列出日程表，按照时间管理法则来工作。

“复杂的事情简单化，简单的事情条理化，条理的事情自动化”，这是一种值得借鉴的工作原则。从简单到复杂是一个聪明的过程，但是从复杂到简单却是一个伟大的过程；从简单到复杂难，从复杂到简单更难。什么都想做的人，可能最后什么都将做不好，无论社会、企业还是个人，都应该按照简单化原则来行事。总之，只要我们能够恪守简单原则，确立简单、现实的目标，通过简单的方法、简洁的程序来达到目标就是最大的高效。

怎样简化工作

简化工作流程，提高工作效率，是工作落实的关键因素。繁琐的工作流程不但浪费工作时间，而且会增大工作量和返工的风险。

所谓工作简化，就是改进工作方法或工作程序，以便更经济，更有效地利用人力、物资、机器来从事某项特定的工作，提高工作效率。工作简化一般可分为以下六个步骤：

1。选定准备进行研究的工作项目，一般应为经济价值高，对整个工作影响重大的工作项目；

2。以直接观察法分析所研究工作项目的全部情况，并在生产程序图上用各种符号作详细而精确的记录；

3。分析生产程序图所表现的事实程序；

4。考虑全盘工作情况，对各项作业按照具体情况予以取消、合并、重排或简化，以便找出一种最好的工作方法；

6。就已决定的标准方法和容许的时间，确定新的工作方法和工作程序。

对于有组织的团队工作来说，流程的优化方式有三种：水平工作整合、垂直工作整合和工作次序最佳化。水平工作整合是指将原来分散在不同部门的相关工作，整合或压缩成为一个完整的工作；或将分散的资源集中，由一个人、一个小组或一个组织负责运作，这样可以减少不必要的沟通协商，并能为顾客提供单一的接触点；垂直工作整合是指适当地给予员工决策权及必要的信息，减少不必要的监督和控制，使工作现场的事能当场解决，提高工作效率，而不必经过层层汇报；工作次序最佳化是指利用工作步骤的调整，达到流程次序最佳化。

简化工作流程的方法有许多，比较常用的是ECRS分析法，即依据“动作经济”的原则，通过取消（eliminate）、合并（bine）、重排（rearrange）、简化（simplify）这四个步骤，使工作流程更有效率。

首先，如果发现工作中某些步骤不必要时，应予取消。有“动作研究之父”之称的弗兰克·吉尔布雷斯曾经专门研究了泥水匠砌砖的过程，利用电影技术来分析和改进工人工作时手的动作顺序。他把手的动作分解为17种基本动作，如“抓”、“搬运”、“握”等，称为“动作的基本元素”。通过对基本动作和方向的分析，使他得以将砌外墙砖的动作从18个减少到5个，而砌内层砖时，动作从18个减少到2个。工人采用了吉尔布雷斯的方法后，每个人一小时的砌砖数从120块增加到350块，工作效率提高了200%。

假如不能取消动作，但作适当的合并后，更可提高效率时，可予合并。最简单的便是“除休息外，两手不应同时闲置”。例如用右手拿话筒听电话，一旦需要用笔时，便不得不将话筒交给左手，右手去拿笔。而正确的方式是养成左手拿话筒，右手保持自由状态的习惯。也就是把两个动作合并在一起做，但并没有剔除任何一个动作。吉尔布雷斯在改进砌砖工作时也注意到了这一点。当时，砌墙时砖头摆放在地面上，施工者必须一次次地弯腰选择砖头，选择比较良好的侧面。这样，不但工人容易疲劳，效率也不可能高。吉尔布雷斯在工人容易取放的高度上设置了一个摆放砖头的架子，同时让工人另一只手拿着沾满混凝土的抹板，改以前的单手作业为双手作业。经过这样的改进后，施工速度是以前的三倍以上，施工人员的疲劳度也大为降低。

假如也不能合并动作，但调整其顺序效率可提高时，可予调整。举个简单的例子，在准备换衣服出门的时候，人们一般都是先穿裤子再穿袜子，但正确的顺序应当是先穿袜子再穿裤子，否则在你坐下穿袜子之前就会产生一个多余的动作——把裤子拉上来，以便坐下。有时候我们在工作中需要签发大量的文件，浪费时间的做法是拿起一份文件，签字，盖印章后，再重复第二份。正确的做法是一次签完所有文件再盖章。乍看起来这比前面的方法浪费了翻页的时间，但却可节省“放下笔、拿起印章、放下印章、拿起笔”这些更浪费的时间。

关于动作“简化”有个很有趣的例子，就是我们常用的电脑键盘，也叫作“QWERTY键盘”。这种按键的布局目的不是提高效率，而恰恰相反，是为了降低打字的速度。原因是在机械打字机时代，打字员过快的敲击速度会让机器的连动杆纠结在一起，造成故障，于是机械打字机的发明者克里斯托夫·肖尔斯就故意把常用的几个键分开，以避免机器卡壳。后来电脑的出现一劳永逸地解决了卡壳问题，但人们已经习惯了“QWERTY键盘”，即使后来人们发明了更为有效的“德沃夏克式键盘”，也无法被代替。所以说工作效率的提高是有很多阻碍的，需要我们克服习惯的惰性。

先解决容易的问题

如果想在有限的时间内高效地完成一定的任务，就要讲究解决问题的策略，首先完成容易、自己拿手的部分。这就好比考试，在进入考场前我们总是被教导先去完成自己会做的，再去做那些比较难的，最后有时间再做有挑战性的试题。

为什么不是先去完成困难、庞大的工程而是先完成简单、容易的呢？这从人的心理上可以得到一定的解释。人总是带有各种各样的情绪，如何学会控制自己的情绪，不让它影响自己的日常生活和工作，是人们至今也从没有停止过探索的话题之一，但却很少有人能够做到。

生活和工作中总是有各种各样的事情影响我们的情绪，心态的变化可能导致工作效率甚至工作效果的改变。每一个人都是需要给予信心和鼓励的，当自己完成了一项工作任务时，这无疑是给了自己最大的鼓励和支持，于是自己的心态一下子就可能从低谷恢复到良好状态并进行下面的工作。一般人在心态比较好的时候完成工作的速度以及质量也是比较理想的。因此，先做简单的事情，把自己能够解决的、不需要消耗大量时间的工作做完；先从最容易、最有把握的地方做起，可以帮助我们提高工作效率和工作质量。

先从简单的事情做起，有利于自己更加深入地了解整个事情的原委，时刻鼓励自己、相信自己。人只有充满自信，拥有良好的心态才能在工作当中取得成绩。自信心并非与生俱来，它是在从易到难，不断战胜困难中逐步培养起来的，因此，工作者更应该懂得先做简单的事情，逐步提升自己自信心的重要性。

“一屋不扫何以扫天下”，这个道理人尽皆知，但是仍然有很多人只想做大事，而忽略做小事。他们认为只有做大事的人才能真正成功。但不要忘记，所有的成功都是从简单的事情开始做起的。只有简单的事情落实到位了才能给大事、难事积累经验，成功的机会才能更大。作为一名普通的员工，在大部分的时间里，我们面临的都将是简单乏味的工作。但假若一个人连简单的事情都做不好，或者说做不到位，那么他将很难取得一定的成就。很多人对简单的事情不屑一顾，殊不知，把简单的事情做好了就不简单了。

如果客人多了鸡腿不够卖，现烤肯定来不及，那么这就需要客人等上一段时间，这样就很可能失去一定量的客人；当没有客人的时候烤出来的鸡腿太多又只能丢掉，这样无疑就造成了损失。既不能让客人等也不能丢掉鸡腿，怎么办？对客人需求进行详细的记录，找到每一位客人需要数量与烤鸡腿数量之间的合理的比例关系，这样才能保证经济不损失。单单一只烤鸡腿，看似简单却其实复杂。

很多职场新人希望一上手就做大事，做得轰轰烈烈。这其实不是在提升自己而是在自取灭亡。新手是无法一下子解决问题的，他只有在积累了丰富的经验之后，才能够顺利完成任务。而每一个新人积累经验的过程，都应先从身边的小事做起。这不仅仅是个学习的过程，还是一个慢慢积累经验和培养自信的过程。

成功需要一定的时间做支撑，没有哪个名家是一两天练就的。成功都是历经了时间的磨难，才有水滴石穿的效果。举重者练习举重之初，通常是先从他们举得动的重量开始，经过一段时间后，才慢慢增加重量。优良的拳击经理人，都是为他的拳师先安排较容易对付的对手，而后逐渐地让他和较强的对手交锋。我们可以把这一原则应用到其他地方，这个原则就是先从一个易于成功的对象开始，逐渐过渡到较为困难的工作。所以，把我们的目光稍微放低一些，以一种轻松的心情去练习。

另外，如果先做好了简单的事情，那么后面的大量时间就可以用来潜心解决重大的难题了。但是，如果将顺序反过来，先啃掉困难的问题再来解决容易的问题，一旦工作中遇到你无法解决的难题，就会导致时间的拖延，简单的问题也将没有时间去解决。对于新人来说，刚着手工作如果就给了自己一个下马威，后面再简单的事情都将变得困难，如此很可能导致自己停步不前。

容易的工作虽然容易被人们忽视，但容易的工作也可能是成功的关键。因此，做好每一项容易的工作就给自己解决问题奠定了基础，给自己未来的工作增加了砝码。

先解决容易的、简单的问题并不是意味着投机取巧、避重就轻，甚是逃避不敢面对。实际上，这是一个统筹的问题。当我们完成了一定数量的简单任务之后，心里自然会树立一种信心，我一定能把目标实现，在今后的工作中我们将更有自信。这同时也是一个循序渐进的过程，我们这样由易到难地做事，自己心里对这个过程肯定会越来越熟悉，所以在困难越来越大时，我们能够沉着应付而不失方寸。