502书库

第五章 提升执行力（第3页）

工作中每一个细节其实都需要系统地记录和总结。因此，我们要学会把做过的每一件事情都系统化，并加以坚持，最终演变为自己的习惯。

抛弃“爱因斯坦情结”

混乱代表人们处理工作和生活的一种态度，它透露出某些工作者的隐藏特质：他们很可能有一个混乱的头脑。许多人总是替混乱找借口，认为这样可以帮助他们思考，而且有助于创作；也有些人认为有创造力和艺术天分的人生来便是如此。

一些人经常把自己和那些天才相提并论，每次别人批评他们的杂乱，就搬出诸如爱迪生的实验室乱七八糟、爱因斯坦经常不穿袜子，更别说是成双的袜子等等这些作为杂乱无章并不妨碍工作的例证，并认为自己的杂乱无章标志着自己是一个有创造力、工作繁忙的人。除此之外，他们还愿意自己的杂乱无章成为人们饭后谈资，而那些嘲笑他们但并无恶意的人们恰恰满足了他们的愿望。

然而事实上，并没有足够的证据可以证实创造性与杂乱有明显的相互关系，而且说实话，邋遢并不惹人喜爱。杂乱就是杂乱，它一点也不能表明你的工作有多好，而且它正在不断浪费你的时间。

有一次，一位记者第一次到某位著名艺术家的家里做客，在到达之前她脑中已经有幅这样的情景：东西摆放杂乱，书堆在角落，书房充满各种艺术品以刺激创作的灵感。这才是真正艺术家的家。但是当她到达之后，她发现室内非常干净整齐。她想或许是艺术家知道有客人来，事先整理了一番。但是当她下次再进入他的书房时，看到的还是那样井然有序：所有的书、笔排列整齐，颜料罐也排成一列，并且用标签标示。她几乎不敢相信自己的眼睛。

记者专门谈到画家的整洁，他说这是他在大学时学到的。他学会工具摆放要有秩序；他知道如果每次用笔完不洗干净，画笔便会折损；他将所有不同的颜料贴上标签，因为如果不这么做，他会忘记他混合了哪些颜料。

在一个干净而整齐的环境里当然更容易做事。工作者如果想要有效地提高自己的工作效率，就要像这位艺术家一样，一定要让你的工具状况良好，而且加以系统化。

清理一切杂物，这会占用你一些时间，但以后的每个小时你都会从井井有条的全部环境中得到补偿。整顿办公室的环境，拿掉办公桌上那些平时不用的物品。比如装饰品或者一些根本无用的东西。办公室是累积一大堆资料的地方，大部分的时间管理者都认为总有一天会用到所储存的东西。从某方面来说，对于留在你身边的东西要实用一点，确定你手边的东西对你确实有用，如果不是，就毅然丢掉它。

其次，所有东西要有固定的放置地方。也就是说，所有的东西都放置在固定的位置上。办公桌上的书籍、杂志、文件堆积如山，也是产生混乱的原因之一。放在办公桌上的，应当只限于那些真正需要的东西。因此，连一张纸，也要考虑是否有必要把它放在桌面上。把暂时不用的东西收起来，就更能显出层次来。此外，要时常清点书架或文件柜的内容，去掉那些无用的东西，并能够随时取出有用的资料，附上整理后的小标题。

运用PDCA循环工作法

所谓系统化工作，最关键的还是为工作本身建立秩序，比如运用PDCA循环工作法。

PD）、执行（Do）、检查（Check）和处理（A）这四个英语单词首字母的缩写。PDCA循环工作法即按照这四个字母的顺序进行工作，并且循环不止地进行下去的科学程序。这个规则是著名质量管理专家威廉·爱德华兹·戴明提出的，因此又称为“戴明环”。PDCA循环工作法的实施需要八个步骤，根据阶段划分，分别是：

1。P阶段，计划。

步骤一：分析现状，找出存在的问题。

步骤二：找出并分析产生问题的各种影响因素。

步骤三：找出各种原因中的最关键因素。

步骤四：针对主要影响因素，制订计划和措施，提出质量改进的活动计划。

制订工作计划的目的就是为了明确目标，让自己的工作不偏离最初的宗旨和方向，同时也为以后的工作更加有条理、清楚明了做铺垫。试想如果没有工作计划，工作只会随性而为，无头无绪，走到哪里算哪里，这样只会浪费时间、精力和金钱。而良好的工作计划，不但不会浪费这些，相反还会给你带来意想不到的收获。

2。D阶段，执行。

步骤五：执行所制订的计划和措施。

执行是计划得以实施的关键，也是最重要的工作内容之一。如果这件事情值得做并制订了计划，那么就一定要有“咬定青山不放松”、不达目标不罢手的韧性和狠劲，坚持执行下去。

3。C阶段，检查。

步骤六：根据计划的要求，检查执行的情况。

一味地蛮干既不是好的工作品质，也不是聪明的工作方法。当工作进行到一定程度时，应该回过头去照照镜子，看看自己是否偏离了原始目标。工作结束时的检查也是必要的。任何工作都不可能是完美的，我们能做的就是让工作趋于完美。只有不断地反省工作中出现的问题，然后才能想办法解决它。准备一个笔记本，随身携带，一旦想到了什么问题就立即记录下来，这样不但有利于发现新的问题，同时也可以避免自己在工作中可能出现的类似纰漏。

4。A阶段，处理。

步骤七：总结经验，巩固成绩，把效果好的纳入各项标准。

步骤八：提出遗留问题，并将其转入到下一个循环予以解决。

对检查出来的问题进行解决，总结执行过程中成功的经验，并整理为标准的过程。只有一次又一次地修正，才能使工作达到最理想的状态，将执行过程中不成功的或遗留的问题转入下一个循环解决。

以上八个步骤具体到工作中并不是独立的，而是互相交织在一起的。一般来说，前面五个步骤是在同一时间进行的，在设定目标和制订计划的同时就会考虑到前面五个问题。中间的执行和检查都根据员工自己的实际情况来完成。到了月末，就应该对自己本月的业绩和工作做一个总结，主动将总结报告交给上级并征求主管和同事的意见。如果完成了目标，那么就给自己制定下一个目标；如果没有完成，找出其中的原因，同时制定一个激励自己的办法，让自己轻轻松松地进入到下一个有意义的循环。工作就是这样周而复始，循环不停。PDCA循环就像一个不停运转的车轮，同时也帮助你循环不停地提高绩效和完善自己。PDCA循环看似周而复始，其实每一次都不是原水平上的循环，而是每一次都有新的内容、新的目标。每循环一次，就解决一些问题，工作水平就提高一个层次，就像爬楼梯一样不断上升。值得注意的是，PDCA循环是一个先后次序不能颠倒，四个阶段紧密衔接的整体。正是因为这种大环套小环的组成使得工作效率可以不断地进步。

让工作变得更简单

随着全球经济的发展以及社会团体的壮大，似乎所有的事物都在朝复杂化的方向发展，与此同时，人们的思维也在日益复杂化。平常一个极其简单的问题，人们却需要花大量的时间和精力制订一个庞大复杂的解决方案，殊不知，最简单的方法就是最好的解决方法。而真正的效率也来自于简单。

“看业绩不看表现，看结果不看过程，看功劳不看苦劳”，这是现代企业考核员工工作价值的基本原则。老板不会在意员工做了多少件事情或者是用了多少个小时加班工作，而是注重最后的结果。因此，工作的过程中要懂得取舍和简化。哪些工作该做哪些不该做，哪些工作能给你的职业生涯带来好处，哪些工作可做可不做，都要心中有数。

简化工作能帮助我们抓住问题的核心，使我们集中时间和精力做最重要、最紧急的工作。在高强度的工作条件下，我们如果不能理清思路，无法用简单的思路来解决问题，那么最初制定的目标都将无法实现。

有这样一个故事。有位教授要在客厅里挂一幅画，请邻居来帮忙。画已经在墙上扶好，正准备钉钉子时，邻居说：“这样不好，最好钉两个木块，把画挂在上面。”教授尊重他的意见，让他帮着去找木块。木块很快找来了，正要钉，邻居又说：“等一等，木块有点大，最好能锯掉一部分。”于是便四处去找锯子。找来锯子，还没有锯两下，“不行，这锯子实在太钝了，得磨一磨。”锉刀拿来后，他又发现锉刀没有把柄。为了给锉刀安把柄，他又去树丛中寻找小树。砍树时，他又发现教授的那把生满老锈的斧头实在是不能用，他又找来磨刀石。可为了固定住磨刀石，必须得制作几根固定磨刀石的木条，为此他又到郊外去寻找一位木匠，因为听说木匠家有一个现成的。然而，这一走就再也没见他回来，那幅画最后还是教授一边一个，用钉子钉在了墙上。下午教授再见到邻居的时候是在街上，他正在帮木匠从五金商店里往外抬一台笨重的电锯。

复杂就是臃肿，就是多余。早在14世纪，英国逻辑学家威廉·奥卡姆就提出了“如无必要，勿增实体”的原则，那些多余的东西都要像被剃刀剃过一样干净。所以这个“简单有效原理”又称为“奥卡姆的剃刀”。简单是一种行之有效的思维方式，学会把复杂问题简单化，不仅是提高能力素质、增强竞争本领的迫切需要，还能帮助我们更好地提高工作效率。