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第6章 物流中的采购实战知识（第2页）

采购计划的制定要非常准确，该进的物料不依时间进来，将造成停工待料，增加管理费用，影响销售量和信誉度；太早采购囤积物料，又会造成资金的积压、场地的浪费、物料的变质。所以依据生产计划制定采购计划，按采购计划适时地进料，既能保证生产、销售顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。什么时候发出购货订单，既要防止正常的生产线待料停工，严重影响产销的顺利进行，又要防止过早地使现金闲置在存货资产上，一般采用分析最低存货点和经济批量法进行控制。但当请购单已经提出，完善的采购内部控制制度应按规定及时处理请购单，并应将这些请购单的处理结果及时通知仓储和生产部门。

购备时间是从请购单到采购材料入库之间的时间。购备时间包括：请购单的核准、呈请时间；处理订购单的时间；供应商制造备货的时间；运输交货的时间；验货的时间；入库时间。在存货控制的情况下，则按照存量控制的方法来决定采购时间，在定量订购制下，每隔一定时期，即进行采购。适当采购时间根据不同的采购方式来决定。在现用现购物料的情况下，要从物料需用日期起，倒算出合理的购备时间，以决定适当的采购时间；计算时还要考虑到成本最小化问题。

采购部门的主要责任是什么？

采购中有一个原则就是“适地”原则，即供应商离自己公司越近，运输费用就越低，机动性就越高，协调沟通就越方便，成本自然就越低了。供应商的选择要靠相应的内部控制制度：首先，采购部门在正式填制购货订单前，必须向不同的供应商（通常要求两家以上）索取供应物品的价格、质量指标、折扣和付款条件以及交货时间等资料。然后，根据这些资料，选择最有利于企业生产和成本最低的供应商；这里所指的成本并非是由供应商的价格唯一决定，而要综合考虑各种因素。

做出上述决定之后，采购部门应及时填制购货订单。由于购货订单是授权执行并记录经济业务的，因而对它的控制相当重要。购货订单的控制制度包括：

由专人复查订单的编制过程和内容，包括复查有关供应商的主要文件资料、价格数量和金额的计算等等。其中价格须根据过去经验确定的标准或平均价格相比照，以保证购货订单的正确性。如果购货订单的金额较小，此项复查可以简略一些。订购手续办完后，应即填写订单一式三联，让请购人证实订货单内容，把第一、二联送给他们作登记用，交验收部门以便他们在收到货物时，有验收的标准。预先应对每份订单进行编号，保证日后订单能被完整的保存，并能够在会计上对所有购货订单进行处理。在订单向供应商发出前，必须由专人检查该订单是否得到授权人的签字，以及是否经请购部门主管批准的请购单作为支持凭证，以确保购货订单的有效性。

采购环节中的请购单是什么？

提出货物和劳务的需要，即请购是采购环节上的第一步骤。控制请购，一方面可为采购作业提供一套管理方法。许多规模较大的公司，通常有专门的采购部门人员决定货源和发出购货订单，这样可以增强管理控制力度，并能够有批量采购的规模经济效应。无论何种需要的请购，采购部门在收到请购单后和在最终发出购货订单之前，都必须对以下三个方面做出决定：订购数量；向谁订购；订购什么。采购的内部控制制度应该为合理地做出这些决定而制订。

原材料或零配件的请购，一般首先由生产部门根据生产计划或即将签发的生产订单提出请购单。材料保管人员接到请购单后，应将材料保管卡上记录的库存数同生产部门需要的数量进行比较。当材料保管员认为生产所需的数量超过库存的数量时，就应签字同意请购。对于从事大批量生产的企业，要有预先的采购计划，采购计划的制定要非常准确，该进的物料不依时间进来，会造成停工待料，增加管理费用，影响销售和信誉；太早采购囤积物料，又会造成资金的积压、场地的浪费、物料的变质，所以依据生产计划制定采购计划，按采购计划适时地进料，既节约成本，又能保证生产、销售顺利进行。临时性物品的采购，通常需要由使用部门直接提出。由于这种需要很难列入采购计划之中，因此使用者在请购单上一般要对采购需要作出描述，解释其目的和用途。请购单要由使用部门的主管审批同意，并须经资金预算的负责人员同意签字后，采购部门才能办理采购手续。

如何开立与呈请请购单？

请购经办人员应依存量管理基准、用料预算，参考库存情况开立请购单，并注明材料的品名、规格、数量、需求日期及注意事项。先要由主管审核，再呈核、编号送交采购部门。紧急请购时，由请购部门于“请购说明”上，注明原因，并加盖“紧急采购”章，以急件卷宗递送。总务用品由物料管理部门按月依耗用状况，并考虑库存情况，填制“请购单”提出请购。招待用品如饮料、纸杯，或打字、刻印、报表购买等可免开请购单，即总务性物品可免开请购单，要以“总务用品申请单”委托总务部门办理，但其核定权限另订。请购单由请购单位编列号码，并将第二联送财务部或自行办理采购。采购日期相同且属同一供应厂商供应的统购材料，请购部门应使用请购单附表，以一单多品方式，提出请购。采购部门在接到请购单时，立即办理询价、议价，并将议价结果记录于请购单，然后将请购单第二联呈准，如有需要则须先送请购单位签注意见。请购单位对于所请购材料，若需要变更规格或数量，必须立即函洽或电告采购单位；如因已订购，或事后变更者，采购单位须即时函复已订情形，并洽请购单位设法收受，或由请购单位负责会同采购单位与承售商协调解决，但应尽可能避免。

如何核准请购单的权限？

不同类别（原材料、固定资产、总务性用品）的请购单，要由不同的主管核准，不同大小的请购额（用不同区间来表示）要由不同管理层次的主管核准。职责的划分如下：

（1）采购部。运输、办公劳保用品、生产及辅助材料委外加工等采购。

（2）采购主管。采购计划的编制、X万以下订单的审核及X万以上订单的复核、急需物料。

（3）仓储部收料组。所有物料、设备及办公劳保品的数量验收。

（4）质量管理部。验收所有生产材料和辅料。

（5）工程部。仪器设备的品质验收。

采购中财务控制的关键点是什么？

为实现上述控制目标，企业应建立以采购申请、经济合同、结算凭证和入库单据为载体的控制系统，并在该系统中设置下列控制点和关键控制点：审批、签约、登记、承付、验收、审核、记账。其中，“承付”、“验收”和“审核”为关键控制点。

控制点控制目标控制措施如下：

审批保证经济业务在授权下进行供应部门提出采购计划，主管计划的负责人审批采购计划，并签章。

签约保证供货按约定的条件执行采购人员根据授权按计划签订合同，大额、大宗材料的重要合同经内部审计部门审核。

登记保证及时正确地处理托收承付事项财务部门收到供货方从银行转来的托收凭证后，立即进行登记，并及时转送采购部门，以备承付时核查。

承付保证货款支付正确、适当供应部门检查托收凭证及有关合同，是否承付。

验收保证材料的品种、数量、质量等符合要求仓储部门验收材料的品种、数量，填写入库单，并在入库单上签署意见。

审核保证材料采购的有效性、完整性和合理性财务部门审核托收凭证，承付意见书及入库单等凭证，无误后作为结算、记账的依据。

记账保证会计核算资料真实完整会计人员根据原始凭证，编制记账证明，及时登记有关账簿。

另外，需要注意以下事项：

（1）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务。

（2）货物的采购人不能同时担任货物的验收工作。

（3）货物的采购、储存和使用人不能担任账目的记录工作。

（4）接受各种劳务的部门或主管这些业务的人应适当地同账务记录人分离。

（5）审核付款的人应同付款人职务分离。

（6）记录应付账款的人不能同时担任付款业务。

如何防止各种各样的采购舞弊？

在采购中，常见的舞弊方法有押金抵物、虚列采购、有单无货、涂改货物单价等。