502书库

第6章 物流中的采购实战知识（第3页）

1。押金抵物

是指会计人员利用材料核算和管理上的可乘之机，把应向客户收回的保证金（如向客户借用包装物等所交纳的押金等）抵作材料采购入账，并将其款项侵吞为己有的一种贪污技巧。

审计对策：审查材料采购的计账依据是否真实、合法，以落实是否将押金收据作为入账依据；审查材料的采购价格是否合理，以落实是否将应退的包装物价格一并计入的情况；审查押金核算的账务处理是否正确，检查是否存在其它往来交易科目变为采购账目支出；向客户有关部门及人员进行询证以落实押金是否退回，是否被直接侵吞等。

2。虚列采购

是指会计人员或采购人员利用材料采购业务管理及核算上的漏洞。伪造材料采购的业务事项，达到支取贷款、中饱私囊的目的。其主要舞弊手法是：

（1）会计员、保管员、采购员相互勾结开具假发票和假入库单入账，共同分赃。

（2）会计人员无证记账、虚支货款，即只编制记账凭证，不附原始凭证。

（3）涂改以前年份的采购发票在本期支取贷款的入账。

（4）伪造原始凭证，用自制凭证代替购货发票以支取货款。

（5）本单位人员与客户有关人员内外勾结，以假发票、假进货进行舞弊。

在审计时应注意从下面几个方面进行审查：审查采购业务原始凭证的真实性，以落实是否采取伪造或涂改凭证的手法进行舞弊；审查采购业务原始凭证的合法性，落实假发票存在与否；审查采购业务，计账依据的完备性，以落实是否采取无证计账的手法进行舞弊；审查采购业务处理的正确性，以落实是否利用账务处理技巧套取现金或挪动公款等。

3。有单无货

是指采购员（或会计员、保管员）相互勾结利用采购管理上的漏洞与可乘之机，以正式的采购单据报账结算，但却将实物窃为己有的一种贪污方法。这种舞弊方法大都发生在内部控制不完善、材料验收入库及报账制度（不附入库单）不严密的单位，在内部控制较为严密的单位则表现为合伙舞弊、即采购员与验收员（保管员）或会计员相互勾结，开假入库单报假账。

在审计时应注意从下述几个方面进行审查：审查采购业务计算各商品需求量。采购单可由单笔或多笔商品组成，且允许有不同进货日期。

4。涂改发票单价

是指采购员或货物购买人员利用经营或经办购买货物业务的职务便利条件，将供货方开具的发票的单价及金额擅自涂改为大数，然后采取虚报货款的手段骗取会计部门的信任，侵吞会计部门的多付货款为己有的一种舞弊技巧。

审计对策：鉴别发票的真实性，看其数字有无涂改痕迹；了解市场价格，看其货物价格是否合理；向供货客户调查询证，核查发票价格的真实和经营业务的实情。

采购物品抵达后，接着就是入库作业，其处理系统包括预定入库数据处理和实际入库作业。预定入库数据处理为入库月台调度、入库人力资源及机器设备资源分配提供参考。数据来源为：采购单上的预定入库日期、入库商品、入库数量等；供应商预先通告的进货日期、商品及入库数量。可打印定期入库数据报表。实际入库作业则发生在厂商交货时，输入数据包括采购单号、厂商名称、商品名称、商品数量等。可输入采购单号来查询商品名称、内容及数量是否符合采购内容并用来确定入库月台，然后由仓管人员指定卸货地点及摆放方式并将商品叠于托盘上，仓管人员检验后将修正入库数据输入，包括修正采购单并转入库存入库数据库并调整库存数据库。退货入库的商品也需检验，可用品方可入库。这种入库数据既是订单数据库、出货配送数据库、应收账款数据库的减项，还是入库数据库及库存数据库的加项。

商品入库后有两种处理方式：立即出库或上架出库。对于立即出库的状况，入库系统需具备待出库数据查询并连接派车计划及出货配送系统，当入库数据输入后即访问订单数据库取出该商品待出货数据，将该数据转入出货配送数据库，并修正库存可调用量。采用上架入库再出库的话，入库系统需具备货位指定功能或货位管理功能。货位指定功能是指当入库数据输入时就启动货位指定系统，由货位数据库、产品明细数据库来计划入库商品所需货位大小，根据商品特性及货位储存状况来指定最佳货位，货位的判断可根据诸如最短搬运距离、最佳储运分类等法则来选用。货位管理系统则主要完成商品货位登记、商品跟踪并提供现行使用货位报表、空货位报表等，作为货位分配的参考。也可以不使用货位指示系统，人工先行将商品入库，然后将储存位置登入货位数据库，以便商品出库及商品跟踪。货位跟踪时可将商品编码或入库编码输入货位数据库来查询商品所在货位，输出的报表包括货位指示单、商品货位报表、可用货位报表、各时间段入库一览表、入库统计数据等。货位指定系统还需具备人工操作的功能，以方便仓管人员调整货位，还能根据多个特性查询入库数据。

采购数据应在商品入库后，转入应付账款数据库，会计管理人员为供货厂商开立发票及催款单时，即可调用此系统，按供货厂商做应付账款统计表作为金额核准用途。账款支付后可由会计人员将付款数据登录，更改应付账款文件内容。高层主管人员可由此系统制作应付账款一览表、应付账款已付款统计报表等。

如何防范采购中的回扣现象？

采购中的回扣问题经常发生，回扣是指卖方企业非法支付给买方企业或买方企业员工的贿赂金。卖方企业向买方企业或买方企业员工支付回扣以期取得买方企业员工的欺诈性合作，借以提高利润。而这是以买方企业的损失为代价的。卖方企业支付回扣给买方企业员工进行串通欺诈时，通常意在获取以下两个利益：

非法提高利润率。提高利润率是卖方企业支付回扣的目的所在。卖方企业通过支付回扣给买方企业有关的员工，使其同意不正当的订单变动、价格上涨，买通买方企业的检验和质量控制部门，使其低于标准的材料和不符合规格要求的产品得以使用，并设法避开其他买方企业职能部门对质量和价格的不良反馈。

非法争取业务。一些企业运用回扣，以先于竞争对手获得有关买方企业计划和战略方案信息，及买方企业估价小组所使用的未公开的投标估价准则，偷看竞争对手的密封投标，向竞争对手提供误导性信息从中破坏，使其不具备资格；或笼络买方企业公司有影响的要员否决其他竞争对手；或使标的设计要求只有支付了回扣的卖方企业才能达到，以此达到欺诈目的。

1。造成卖方企业欺诈因素

了解卖方企业欺诈的促成因素，是及时辨别卖方企业欺诈的一个重要前提。任何企业都可能发生卖方企业欺诈事件，但具有以下情形之一的企业更易发生卖方企业欺诈事件。促成卖方企业欺诈发生的一个重要原因，就是买方企业本身具有欺诈行为或不道德行为。企业的纪律风气很重要，如果企业本身行为不道德或容忍不道德行为的发生，那么员工接受卖方企业回扣或参与其他利益的争夺则会频繁发生。对卖方企业欺诈事件的先兆一无所知。由于不清楚卖方企业的欺诈行为的先兆，买方企业发生欺诈的可能性更大且不易被察觉，对卖方企业的欺诈行为不了解或不具备相关的知识，又无明确的对卖方企业欺诈行为制约的制度，很可能成为卖方企业欺诈的对象。

2。支付回扣资金方式

卖方企业所支付的回扣资金不可能在其账上发现，回扣资金通常是通过以下非法经济活动取得和支付：

非现金贿赂可以作为公司一项正常开支予以抵销掩盖。如公司为其工作人员购买或租用汽车时，可以为那些曾经对公司有“帮助”的买方企业员工赠送若干飞机票、旅游费、运动会入场券也可以这种方式处理；其中最易掩盖的贿赂就是卖方企业早已提供的产品或劳务，如修建对买方企业公司员工“有利的”娱乐城等。

按照卖方企业的意思，使用资金进行贿赂，向不诚实的顾问、律师和会计人员支付虚构的业务费。卖方企业在支付给对方的支票上，只注明是一笔应支付给受贿人或一家并不存在的公司或串谋者的款项，并同时将它作为销售费用、咨询费用等列支。这样，可以在某种程度上掩盖这种支付行为。以贷币的形式储存变现后的过期设备、剩余产品等的行为也是用以行贿的方法。

3。防止采购回扣的方法

（1）五到位、一到底。“五到位”就是采购的每一笔物资都必须5方签字，即采购人、验收人、证明人、批准人、财务审查人都在凭证上签字，才算手续齐全，才能报销入账。“一到底”就是谁采购谁负责到底，包括价格、质量、使用效果都记录在案，经得起检查，什么时候发现问题什么时候处罚。

（2）三分一统。“三分”即三个分开：市场采购权、价格控制权、质量验收权，三权分离，互不越位；“一统”即合同的执行特别是结算付款一律统一管理。物料管理人员、化验人员和财务人员都不能与客户见面，实行封闭式管理。财务部根据合同规定的质量标准，对照化验单和数量测量结果，认真核算后付款。这样形成了一个以财务管理为中心，以降低成本为最终目的的制约机制。

（3）三公开两必须。“三公开”即数量、品种和质量指标公开，参与供货的客户和价格竞争程序公开，采购结果公开；“两必须”，是必须货比三家后采购，必须按程序、按法规要求签订采购合同。

（4）三统一分。材料和备品配件的采购形成这种管理机制“三统一分”：所有外购材料统一采购验收，统一审核结算，统一转账付款，费用分开控制。只有统一管理，统一采购，才能既保证需要，又避免漏洞；既保证质量，又降低价格；既维护企业信誉，又不上当受骗。分厂对费用的节约或超支负责，并决定采购计划和采购项目，决定是否购买，购买多少。这样，物资采购管理部门和使用单位自然形成了一种以减少支出为基础的相互制约的机制。

（5）监督制度全过程、全方位。全过程的监督是指采购前、采购过程中和采购完成后都有监督。从采购计划的制订开始，到采购物资的使用结束，这其中有多个环节（计划、审批、询价、招标、签合同、验收、核算、付款、领用），每一个环节都有监督。但重点是对制订计划、签订合同、质量验收和结账付款四个环节的监督。主要监督计划的合理性和准确性；合同的合法性和公平程度；质量的监督是保证验收过程不降低标准，不弄虚作假；对付款的监督是确保资金安全，按程序、按合同履行。把监督贯穿采购活动的全过程，是确保采购管理规范和保护企业利益的第二道防线。全方位的监督，是指行政监察、财务审计、制度考核三管齐下。

监督机制的生命在于责任追究，责任追究的关键是重奖重罚并及时兑现。只要发现不按程序、不按标准执行的先兆，就当即下考核单，或限期整改或严厉处罚，随时兑现。科学、规范的采购机制，不仅可以降低企业的物资采购价格、提高物资采购质量，还可以保护采购人员和避免外部矛盾。